Kurzportrait der Firma
Die Kanzlei wurde 1995 von Mag. Heinz Köstenbauer übernommen. 1989 hat er die Steuerberaterprüfung erfolgreich abgelegt und sich seither kontinuierlich und auf breiter Basis weitergebildet, um seinen Klienten in jeder Angelegenheit den größtmöglichen Benefit zu geben. Die Kanzlei ist spezialisiert auf mittelständische Unternehmen und hat auch schon zahlreichen Jungunternehmern erfolgreich auf den Weg geholfen.
Seit mehr als 25 Jahren wächst die Kanzlei im Dienste ihrer Klienten. So wie sich die Rahmenbedingungen – rechtliche, volkswirtschaftliche, gesellschaftliche – laufend verändern, adaptieren auch wir unser Leistungsangebot ständig differenziert und innovativ. Wir bieten kreative Lösungen, exakt abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse des Empfängers, und haben den Mut und die Weitsicht, neue Wege zu beschreiten.
Die Digitalisierung unserer Arbeitsprozesse führt zu neuen Arbeitsabläufen, zu neuen Kooperationsmodellen mit unseren Klienten und ermöglicht neue Dienstleistungen.
Wir sind tätig für Unternehmen insbesonders aus den Branchen Gewerbe, Bau- und Baunebengewerbe, Hotellerie und Gastronomie, Medizin und freie Berufe.
Wann wurde mit BGF begonnen und was waren die Gründe dafür?
Als Geschäftsführer spielt für mich das Wohlbefinden meiner MitarbeiterInnen eine große Rolle. Dies war der Grund ein umfassendes Organisationsentwicklungsprojekt im Jahr 2012 zu starten, um einerseits meine Führungsqualitäten in einem begleiteten Coaching-Prozess zu optimieren, als auch Weiterbildungsinhalte mit dem Kanzleiteam zu erleben, wie wertschätzende Kommunikation, erfolgreicher Umgang mit Stress, achtsames Konfliktmanagement, Projektmanagement, KundInnenkommunikation, Werthaltungen und Zukunftsausrichtung der Kanzlei. Dieser Prozess dauert bis heute an und wurde vertieft durch zahlreiche persönliche Weiterbildungen zur spezifischen Organisationsentwicklung von Steuerberatungskanzleien und führte mit Unterstützung einer der externen Unternehmensberaterinnen, die nun in der Firma als Führungskraft mitarbeitet, zur Umsetzung eines großen Digitalisierungsprojektes zur elektronischen Finanzbuchhaltung. Die Kanzlei wurde diesbezüglich 2016 mit einem Gütesiegel für Digitalisierung von DATEV ausgezeichnet und das Digitalisierungsprojekt wurde für den Constantinus Award 2017 nominiert. Unsere Büroräumlichkeiten wurden vergrößert und zur Gänze renoviert. Die Betriebliche Gesundheitsförderung ist für mich eine logische Weiterführung meines Bestrebens die Rahmenbedingungen für Gesundheit im Unternehmen zu stärken. Im Jahr 2017 erhielten wir von der KGKK Unterstützung ein BGF-Projekt umzusetzen und wir haben diese Möglichkeit gerne angenommen.
Wer wurde in die Projektstrukturen bzw. in die Steuerungsgruppe eingebunden?
Durch die intensive Auseinandersetzung mit stärkenden und gesunden Inhalten erfolgte meine Sensibilisierung in meiner Funktion als Geschäftsführer in einem laufenden Prozess über die letzten Jahre. Es wurde mir deutlich, wie wesentlich ein klares Kommunikationsverhalten und die Klärung von Unstimmigkeiten im Büro sind, als auch eine stärkere Strukturierung der Aufgabengebiete und ein intensiveres Abstimmen der Nahtstellen innerhalb der Funktionsbereiche im Team. Soziale Unterstützung für meine MitarbeiterInnen ist für mich schon immer eine Selbstverständlichkeit. Bezüglich des Projektes war mir wichtig unsere externe Unternehmensberaterin, die auch Führungsverantwortung im Unternehmen hat, in der Gestaltung des Organisationsklimas miteinzubeziehen und die Führungskräfte-Gespräche im Lauf des BGF-Projekts mit ihr gemeinsam zu machen, da sie auch sehr gesundheitsbewusst ist. Eine Mitarbeiterin im Sekretariat war verantwortlich für die Projektkoordination und für die organisatorische Vorbereitung vieler BGF-Maßnahmen und die Sicherheitsvertrauensperson unterstützte dabei und beide waren abwechselnd für die Erfolgskontrolle der vereinbarten BGF-Maßnahmen verantwortlich. Weiters übernahmen zwei Mitarbeiterinnen als Gruppensprecherinnen in den MitarbeiterInnen-Gesundheits-Workshops die Aufgabe die entwickelten Lösungsvorschläge im Zusammenführungs-Workshop der Geschäftsführung vorzustellen.
Wie wurde die Belegschaft eingebunden? Wie wurde sie über die BGF-Aktivitäten informiert?
Das BGF-Projekt war auf alle MitarbeiterInnen ausgerichtet und es nahmen auch alle MitarbeiterInnen an den zwei BGF-Vote-Befragungen, den insgesamt drei Workshops und der Maßnahmenplanung teil, die unter Leitung und Moderation einer externen Beraterin durchgeführt wurden. Dabei wurden die Ressourcen des Unternehmens als auch die Belastungen am Arbeitsplatz besprochen und Verbesserungsvorschläge entwickelt, bzw. die Beibehaltung wichtiger gesundheitsförderlicher Vorhaben vereinbart. Alle MitarbeiterInnen waren und sind NutznießerInnen bei der Umsetzung der BGF-Maßnahmen, Frauen wie Männer, Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte, jüngere und ältere ArbeitnehmerInnen und Führungskräfte.
Welche Maßnahmen wurden umgesetzt?
Im Rahmen der Umsetzung der BGF-Maßnahmen wurden bereits zahlreiche von den MitarbeiterInnen vorgeschlagene Ideen realisiert:
- Räumliche Änderungen, die den Gesamtumbau noch im Detail gesundheitsförderlicher gestalteten, wie Lärmschutzmaßnahmen, Schreibtische und Sitzplätze optimaler positionieren, persönliche Bereiche einrichten, mehr Farbe durch Bilder in den Büros, ...
- Ein gemeinsamer Abend am Wörthersee im Sommer und ein zweitägiger Betriebsausflug im Herbst 2017 nach Venedig
- Gemeinsame Mittagessen im Sozialraum des Unternehmens
- Kommunikationsseminar zur Stärkung der internen und externen Kommunikation und über Organisationseinheiten hinwe
- Workshop zu Entspannungstechniken mit Follow Up Besprechung drei Monate später
Wie soll gewährleistet werden, dass BGF eine nachhaltige und stetige Entwicklung ist?
Einerseits wird bei der Maßnahmenumsetzung besonders Wert daraufgelegt, dass die Maßnahmen nachhaltig sind, d.h. sie sollen langfristig bestehen bleiben und so zur Gesundheit der Mitarbeiter/innen beitragen. Auch künftige Mitarbeiter/innen sollen somit von dem BGF-Projekt profitieren.
Andererseits sollen auch noch nach Projektende regelmäßige Bedarfsanalysen und fortlaufende Evaluation der Aktivitäten in Form von jährlichen Gesundheitszirkeln durchgeführt werden. Seitens der Geschäftsführung wird dies durch die Bereitstellung der entsprechenden finanziellen sowie zeitlichen Ressourcen unterstützt.
Welche Stolpersteine gab es zu meistern?
Stolpersteine gab es nicht, denn die MitarbeiterInnen freuten sich über die Mitgestaltungsmöglichkeiten und empfanden die Umsetzung des BGF-Projekts als Wertschätzung. Dies zeigte sich auch in den sehr guten BGF-Vote Ergebnissen bei der ersten und zweiten Befragung.
Wie geht es nach dem Projekt weiter?
Es wird weiterhin ein BGF-Budget geben. Arbeits-Standards werden meist im Checklistenformat entwickelt und stehen verschriftlicht für alle MitarbeiterInnen zur Verfügung. Ein Gesundheitsteam, bestehend aus Geschäftsführung, externer Unternehmensberaterin, BGF-Projektkoordinatorin und der Sicherheitsvertrauensperson, greift immer wieder Anliegen, die die Gesundheitsförderung betreffen, auf. In den Kanzleiforen werden gesundheitsfördernde Themen weiterhin unter Einbezug der MitarbeiterInnen besprochen.
Was möchten Sie interessierten Unternehmen mit auf den Weg geben?
Als Geschäftsführer war es mir wichtig, alle Ideen aus den BGF-Maßnahmenvorschlägen der MitarbeiterInnen umzusetzen, da sie sinnvolle Anregungen für unseren Arbeitsalltag darstellten. Das Sozial- und Organisationsklima profitiert in hohem Ausmaß von diesem Einsatz, auch der Bereich der Arbeitsorganisation und die Arbeitsbedingungen erfahren eine gründliche Betrachtung und tiefergehende Optimierung. Insgesamt sind alle hoch zufrieden mit der Umsetzung des BGF-Projekts. Das Unternehmen profitiert von der Betrieblichen Gesundheitsförderung und die MitarbeiterInnen schätzen diese Fürsorge.